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Lust auf Meeting? Wie schaffen Sie eine positive Meeting Kultur?

Lust auf Meeting? Wie schaffen Sie eine positive Meeting Kultur?

Lust auf Meeting? Lange und ziellose Besprechungen kennt jeder. Doch muss man diese öden Meetings einfach hinnehmen? Eine positive Meeting Kultur mit Struktur und Regeln für den Umgang miteinander kann hierbei schon einmal abhelfen:

 

 

 

 

9 Faktoren für eine positive Meeting Kultur:

1. Vorbereitung ist die halbe Miete: Die meisten Teams versenden ihre Agenda des Meetings per Mail. Auch wenn man schon davon ausgeht, dass nur vielleicht die Hälfte der Teammitglieder die Agenda liest wird dies so weiter gehandhabt, da die Agenda so schnell zu ihrem Empfänger kommt. Doch stellt sich die Frage, ist es auch effektiv?
Nehmen sie sich die Zeit, eine Agenda auszuarbeiten, bei der nicht nur Top an Top zusammengereiht ist, sondern kurze Erläuterungen und einen IST-Stand der einzelnen Punkte. Geben sie dem Leser schon hier die Möglichkeit, eine Meinung zu diesem oder jenem Punkt zu bilden und zu notieren. Versenden sie diese Agenda nicht per Mail. Diese liest nur ein Bruchteil der Teilnehmer und ein weiterer Bruchteil weis am Tag den Meetings was darin steht. Daher Teilen sie die Agenda vor Beginn des Meeting aus und geben ihren Teilnehmern 15 min Zeit um die Agenda zu studieren. Klären sie dann offene Fragen oder verlängern bei Bedarf die Zeit um wenige Minuten.
Schaffen sie eine räumliche Atmosphäre bei der sie vermitteln, dass sich der Teilnehmer wertgeschätzt fühlen kann. Dies trägt zu einer positiven Arbeitshaltung bei. Bereiten sie alle notwendigen Materialien vor. Wenn sie einen Moderationskoffer benötigen, schauen sie, dass sie alle notwendigen Dinge darin haben bevor die Teilnehmer des Meetings da sind.

2. Schaffen sie eine Atmosphäre, bei der Störungen angesprochen werden dürfen. Störungen nehmen sich Vorrang. Das hat etwas mit vertrauen und Wertschätzung zu tun. Um gemeinsam warm zu werden bietet sich vor dem Meeting eine gemeinsame Kaffeepause an. Oder sie starten ihr Meeting mit einer Check-Runde und jeder Teilnehmer darf kurz ein Statement zu seiner momentanen Situation abgeben. Dabei sollte eine kleine Prise Humor nicht zu kurz kommen. Bei Abwesenheit, Verspätungen fehlender Aufmerksamkeit durch neben Gespräche, geöffneten Laptops und Handynutzung sollten sie die Störung unmittelbar und Situationsgerecht ansprechen und dann in der Gruppe bestimmen, wie damit umgegangen werden soll.
Tipp: Teilen sie die Agenda erst aus, wenn alle etwas miteinander warm geworden sind und kleinere Störungen beseitigt sind. Geben sie den Teilnehmern dann die Zeit sich auf die Agenda zu konzentrieren. Dann sind Laptop und Handy automatisch passe da die AufmerksamkMeeting Kultureit ganz auf der Agenda liegt.

3. Schaffen sie eine Balance im Dialog. Meetings sind eine Art Dialog, darum braucht es die richtige Mischung aus den vier Dialogelementen: Erkunden, sich einbringen, hinterfragen und reflektieren. Sorgen sie für die Balance zwischen diesen vier Elementen. Achten sie darauf, dass sich jeder einbringen darf und schaffen sie die Möglichkeit dazu. In jedem Team gibt es Teilnehmer die sich häufiger und mitunter eloquenter äußern als andere und die Diskussion dadurch dominieren. Die Kunst besteht darin, so einzugreifen, dass sich jeder Teilnehmer ernstgenommen und Wertgeschätzt fühlt. Stellen sie in der Phase der Erkundung Nachfragen auf Beiträge einzelner Teilnehmer. … Habe ich sie da richtig verstanden? Was meinten sie genau mit…? usw. Oder fassen sie Beiträge noch einmal zusammen. So schaffen sie ein gemeinsames Verständnis.

4. Vermutungen aussprechen, bewusst machen und hinterfragen um zur eigentlichen Sache vorzustoßen. Teams neigen gerade unter Zeitdruck dazu, automatisch ihren ausgesprochenen und unausgesprochenen Vermutungen Folge zu leisten und schnell zu einer Lösung zu kommen. Doch alles hat und braucht seine Zeit. Das Problem hat seine Zeit und die Suche nach der Lösung braucht seine Zeit. Bei zu schnellem eintauchen in eine Lösungsdiskussion besteht die Gefahr, nicht am eigentlichen Problem zu arbeiten, da noch zu viele Faktoren unausgesprochen oder unklar sind. Um an einem Problem arbeiten zu können, braucht es Klarheit darüber, was das Problem eigentlich ist.

5. Stille Teilnehmer subtil miteinbeziehen. Stellen sie sich die Frage, wie sie stille und introvertierte Teilnehmer einbeziehen können. Denn diese sind ein wichtiger Teil des Teams. Nicht von Beginn an ist sichtbar, was in ihnen steckt und welche Talente in ihnen schlummern. Sie haben ihre Gründe, warum sie diese nicht direkt nach außen tragen. Introvertierte Teilnehmer äußern sich wahrscheinlich nicht gerne spontan, sondern denken länger nach und reflektieren zuerst. Geben sie ihnen diese Zeit. Durch ihre vorbereitete Agenda und die Möglichkeit ihre Meinung darauf zu notieren gibt diesen Teilnehmern die Möglichkeit sich zu äußern.

6. Stets zum Dialog steuern. In Meetings werden naturgemäß unterschiedliche Argumente und Meinungen ausgetauscht und prallen aufeinander. Dadurch kann es zum Schlagabtausch kommen. Die Teilnehmer hören nur noch selektiv zu. Dies ist besonders dann, wenn ein Problem oder Konflikt schon länger im Raum steht oder auch schon mehrfach diskutiert wurde. Achten sie darauf, dass der Dialog sachlich bleibt. Hierbei ist es hilfreich den Dialog zu verlangsamen und auf den Einzelnen intensiver einzugehen. Dies können sie tun, indem sie die Lösungsvorschläge zB. auf ein Flipchart schreiben und auf ein anderes die dazugehörigen Argumente.

7. Den Bezug der Beiträge aufeinander sicherstellen. Im Meeting verhält es sich oft so, dass die Teilnehmer keinen Bezug auf den Beitrag zuvor nehmen. Es werden neue Kapitel eröffnet. Oder, es wurde mehrfach das gleiche genannt. Es reiht sich eine Vielzahl an Aspekten und Meinungen aneinander ohne erkennbaren roten Faden. Schaffen sie diesen roten Faden. Fragen sie zb. auf was sich ein geäußerter Beitrag bezieht?

8. Visualisieren sie das Meeting-Protokoll. Machen sie während des Meetings die wichtigen Fragen, Kernbotschaften und Erkenntnisse sicht- und greifbar. So bieten sie für den weiteren Verlauf Orientierung und Verbindlichkeit. Wollen sie von einer Visualisierung absehen und lieber still mitprotokolieren so ist es von Vorteil, das Protokoll am Ende der Sitzung vorzulesen und bei Bedarf sofort anzupassen. Alle Meeting Teilnehmer müssen auf den gleichen Stand gebracht werden. Schicken sie das Protokoll zeitnah-innerhalb von max. zwei Tagen an alle Teilnehmer.

9. Behalten sie die Zeit im Griff. In Meetings tauchen schnell plötzliche Aspekte oder Konflikte auf, die in der vorgegebenen Zeit unmöglich bearbeitet werden können. Vereinbaren sie mit den Teilnehmern, ob das Meeting verlängert wird, oder ob die neuen Aspekte oder gar Konflikte vertagt werden können. Machen sie dann am Ende einen Termin. Damit die Teilnehmer sich direkt darauf einstellen können. Umgekehrt gilt, wenn die Tagesordnungspunkte schneller abgearbeitet sind als gedacht …ist die Sitzung zu ende. Die gewonnene Zeit kann dann für andere Arbeiten genutzt werden.

Gerne unterstützen wir sie auf dem Weg zu einer positiven Meeting Kultur und einem besserem miteinander in ihrem Team. Stöbern sie hier um mehr über unsere Angebote zu erfahren. Nehmen sie einfach Kontakt zu uns auf.

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